Программа учета рабочего времени

Мы рекомендуем систему SMS Logistics всем, кто так или иначе связан с учетом рабочего времени сотрудников, работающих вне офиса.

С ростом клиентской базы растет количество инженеров.
Для эффективного использования их рабочего времени головной офис должен владеть следующей информацией:

1. Где в данный момент времени находится каждый инженер?
2. Какие из обслуживаемых объектов подали заявки на выезд инженера?
3. Успешным или нет был последний выезд на объект?
   Решена ли проблема?
4. Дата следующего планового посещения каждого объекта.
5. История обслуживания клиента.

Автоматизировать учет рабочего времени инженеров нам помогает программа SMS Logistics.

ПРИНЦИП РАБОТЫ

Взаимодействие выездных инженеров с системой происходит путем отправки SMS. Инженер отправляет сообщение длиной от двух до четырех цифр. Сообщение содержит код действия, которое совершает в настоящий момент инженер и код объекта. 
Например сообщение Работаю на объекте «Звезда» кодируется как 145, где 1 – признак работы на объекте, а 45 код компании «Звезда». Правила кодирования СМС содержаться в инструкции, которую можно распечатать для каждого инженера прямо из программы. 

Ниже приведен фрагмент инструкции:

Кроме того, инструкция содержит список фирм, закрепленных  за инженером и список необслуживаемых объектов, таких как поставщики оборудования, офисы фирмы и др. 
Привязка объектов к карте метро позволяет наглядно отображать местоположение инженеров и объектов в режиме реального времени.

Интерфейс системы SMS Logistics выделяет красным цветам поля, требующие внимания. Например, просроченные заявки. 
Кроме того, сообщения, полученные от инженеров, постоянно анализируются. В случае, если система предполагает, что инженер забыл отправить сообщение либо полученное сообщение ошибочно, SMS Logistics направит инженеру соответствующее SMS уведомление. Эта же информация будет доведена до руководителя инженера.

Анализируя сообщения, SMS Logistics создает журналы посещения каждого объекта с указанием Ф.И.О. инженера, времени прихода и продолжительности посещения, успешности выезда.

При помощи VPN-соединений доступ к базе можно получить и из удаленных офисов. 
Например, инженер может получить доступ к системе из дома, для того, чтобы спланировать свой завтрашний день. Естественно, в этом случае он видит информацию только по закрепленным за ним объектам.

Глубже проанализировать загруженность инженеров помогает система встроенной отчетности. Например, можно получить отчет по отправленным или принятым за произвольный период сообщениям для каждого инженера. Оператору, работающему с SMS Logistics, помогут разнообразные фильтры и системы сортировки, которые можно применять к информационным таблицам.

Внедрение системы SMS Logistics повысило эффективность использования рабочего времени наших инженеров. Были исключены «забытые вызовы», когда по тем или иным причинам, принятая заявка не была исполнена. Беседуя с клиентом по телефону, наш оператор видит перед собой всю контактную информацию и историю посещений объекта. 
Подробнее познакомиться с системой можно посетив наш офис, где вы увидите ее работу в режиме реального времени.

Стоимость системы SMS Logistics зависит от количества пользователей.

ОПЫТ ВНЕДРЕНИЯ SMS LOGISTICS НА ПРИМЕРЕ НАШЕЙ КОМПАНИИ.

«Шиндлер Компьютерс» эксплуатирует систему SMS Logistics с июня 2007 года. Первые недели работы были достаточно тяжелыми. Внедрение продукта на первом этапе приносит дополнительные неудобства – меняется привычный режим работы инженеров, необходимо заполнить базы исходными данными по адресам объектов, изучать возможности программы и проверять корректность работы.
Отдача от продукта и первые позитивные ощущения возникают после двух-трех месяцев эксплуатации. Что же получила наша фирма, внедрив этот продукт?

I. Инженеры
На первый взгляд, внедрение SMS Logistics только усложняет работу инженера. Помимо своих основных обязанностей он еще должен не забывать отправлять SMS сообщения. Но это только на первый взгляд. Сравнивая технологию работы инженера до и после внедрения продукта, можно отметить, что отправка SMS избавляет сотрудника от лишних разговоров по мобильному телефону  с головным офисом. Если раньше, получив срочный заказ на выезд, руководитель инженерной службы должен был обзванивать каждого инженера для того, чтобы выяснить, где он находится и сможет ли он подъехать, то теперь необходимость в этом отпала. Как и отпала необходимость утренней и вечерней связи для определения того, что было сделано и что предстоит сделать за день.
До внедрения системы, графики посещения объектов составлялись инженерной службой вручную. Сейчас SMS Logistics автоматически отслеживает периодичность посещения объектов согласно тарифным планам для каждого клиента. Система информирует сотрудников о графике обслуживания клиентов на предстоящую неделю и/или день и оповещает о факте просрочки планового посещения.

II. Руководители
Как уже было отмечено выше, эффект от внедрения продукта стал ощутим на второй-третий месяц эксплуатации. К этому времени уменьшилось количество ошибок, связанных с неправильной или несвоевременной отправкой SMS инженерами, были введены и выверены данные по обслуживаемым объектам, и уже успела накопиться некоторая статистика посещений. 
Отчеты, выдаваемые системой, дают массу аналитической информации. Например, мы, наконец, смогли рассчитать, затраты на каждого клиента. Для нас стоимость клиента эквивалентна стоимости времени, затраченного на него инженерами. В силу разных обстоятельств, таких как удаленность клиента, квалификация работающего у него персонала, надежность оборудования и т.п., частота обращений в нашу сервисную службу для каждого клиента разная. Анализируя полученную информацию, мы пересмотрели стоимость договоров сопровождения по некоторым фирмам.
Весьма положительно нашими клиентами оценивается факт информированности руководителя любого уровня о действиях наших инженеров. Например, в процессе телефонного разговора с клиентом, любой сотрудник может ответить на вопрос кто, когда и по какому вопросу подъезжал на данную фирму. Это особенно полезно при разборе спорных ситуаций и претензий.
Система выдает статистические данные, позволяющие оценить эффективность работы инженеров. Использование этой информации при определении размера премии, позволяет лучше мотивировать сотрудников.

Мы рекомендуем систему SMS Logistics всем, кто так или иначе связан с учетом рабочего времени сотрудников, работающих вне офиса. Это предприятия, занимающиеся грузоперевозками, курьерские фирмы, организации, обслуживающие различные распределенные инженерные системы и т.п.